TUJUAN ORGANISASI
Organisasi (Yunani: ???????, organon - alat) adalah suatu kelompokorang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.
Organisasi sosial adalah perkumpulan sosial yang dibentuk oleh masyarakat, baik yang berbadan hukum maupun yang tidak berbadanhukum, yang berfungsi sebagai sarana partisipasi masyarakat dalam pembangunan bangsa dan negara. Sebagai makhluk yang selalu hidup bersama-sama, manusia membentuk organisasi sosial untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu yang tidak dapat mereka capai sendiri.
Dalam ilmu-ilmu sosial, organisasi dipelajari oleh periset dari berbagai bidang ilmu, terutama sosiologi, ekonomi, ilmu politik, psikologi, danmanajemen.[1] Kajian mengenai organisasi sering disebut studi organisasi (organizational studies), perilaku organisasi (organizational behaviour), atau analisa organisasi (organization analysis).[1]
Terdapat beberapa teori dan perspektif mengenai organisasi, ada yang cocok sama satu sama lain, dan ada pula yang berbeda.[1]Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode,lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi.[1]
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut.
" Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama [2].
" James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama [3].
" Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih[4].
" Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. [5].
Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat.[1] Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaannya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti; pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran [1]
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus.[1] Rasa keterkaitan ini, bukan berarti keanggotaan seumur hidup.[1] Akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka, meskipun pada saat mereka menjadi anggota, orang-orang dalam organisasi berpartisipasi secara relatif teratur.[1]
I. Definisi organisasi :
1. Non-random arrangement of components or parts interconnected in a manner as to constitute a system identifiable as a unit.
Organisasi adalah penyusunan yg tidak acak atas komponen-komponen atau bagian-bagian yang saling terhubung untuk membentuk system yang bisa diidentifikasi sebagai sebuah unit.
2. Social unit of people, systematically arranged and managed to meet a need or to pursue collective goals on a continuing basis. All organizations have a management structure that determines relationships between functions and positions, and subdivides and delegates roles, responsibilities, and authority to carry out defined tasks. Organizations are open systems in that they affect and are affected by the environment beyond their boundaries
Unit social dari orang-orang yang secara sistematis disusun dan diatur untuk memenuhi kebutuhan atau untuk mencapai tujuan tertentu yang terus berlanjut. Semua organisasi memiliki struktur manajemen yang menentukan hubungan antara fungsi dan posisi, dan subdivisi dan mendelegasikan peran, tanggung jawab dan kewenangan untuk menyelesaikan tugas tertentu.
3. Organization is consciously coordinated social unit, composed of two or more people that functions on a relatively continues basis to achieve a common goal / set of goals.
Organisasi adalah unit social yang dikoordinasikan dengan sengaja, terdiri dari dua orang atau lebih yang berfungsi secara terus menerus untuk mencapai tujuan umum atau beberapa tujuan.
Tujuan organisasi merupakan keadaan atau tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi di waktu yang akan datang melalui kegiatan organisasi.
Fungsi-fungsi tujuan:
1.Sebagai dasar bagi organisasi untuk mencapai hasil akhir.
2.Sumber legitimasi guna mendapat sumber daya.
3.Standart pelaksanaan.
4.Sumber motivasi
5.Dasar rasional pengorganisasian.
Parrow membagi tujuan menjadi :
1.Social goals : Tujuan Kemasyarakatan
2.Output goals : Pelaksanaan fungsi organisasi.
3.System goals Pelaksanaan fungsi organisasi
4.Produk goals : Karakteristik barang yang di buat
5.Derivide goals: Tujuan turunan
Setiap bentuk organisasi akan mempunyai unsur-unsur tertentu, yang antara lain sebagai berikut :
o Sebagai wadah atau tempat untuk bekerja sama.
o Proses kerja sama sedikitnya antara dua orang
o Jelas tugas dan kedudukannya masing-masing
o Ada tujuan tertentu
1. Sebagai Wadah Atau Tempat Untuk Bekerja Sama
Organisasi adalah merupakan suatu wadah atau tempat dimana orang-orang dapat bersama untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan tanpa adanya organisasi menjadi saat bagi orang-orang untuk melaksanakan suatu kerja sama, sebab setiap orang tidak mengetahui bagaimana cara bekerja sama tersebut akan dilaksanakan. Pengertian tempat di sini dalam arti yang konkrit, tetapi dalam arti yang abstrak, sehingga dengan demikian tempat sini adalah dalam arti fungsi yaitu menampung atau mewadai keinginan kerja sama beberapa orang untuk mencapai tujuan tertentu. Dalam pengertian umum, maka organisasi dapat berubah wadah sekumpulan orang-orang yang mempunyai tujuan tertentu misalnya organisasi buruh, organisasi wanita, organisasi mahasiswa dan sebagainya.
2. Proses kerja sama sedikitnya antar dua orang
Suatu organisasi, selain merupakan tempat kerja sama juga merupakan proses kerja sama sedikitnya antar dua orang. Dalam praktek, jika kerja sama tersebut di lakukan dengan banyak orang, maka organisasi itu di susun harus lebih sempurna dengan kata lain proses kerja sama di lakukan dalam suatu organisasi, mempunyai kemungkinan untuk di laksanakan dengan lebih baik hal ini berarti tanpa suatu organisasi maka proses sama itu hanya bersifat sementara, di mana hubungan antar kerja sama antara pihak-pihak bersangkutan kurang dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
3. Jelas tugas kedudukannya masing-masing
Dengan adanya organisasi maka tugas dan kedudukan masing-masing orang atau pihak hubungan satu dengan yang lain akan dapat lebih jelas, dengan demikian kesimpulan dobel pekerjaan dan sebagainya akan dapat di hindarkan. Dengan kata lain tanpa orang yang baik mereka akan bingung tentang apa tugas-tugasnya dan bagaimana hubungan antara yang satu dengan yang lain.
4. Ada tujuan tertentu
Betapa pentingnya kemampuan mengorganisasi bagi seorang manajer. Suatu perencana yang kurang baik tetapi organisasinya baik akan cenderung lebih baik hasilnya dari pada perencanaan yang baik tetapi organisasi tidak baik. Selain itu dengan cara mengorganisasi secara baik akan mendapat keuntungan antara lain sebagai berikut :
- Pelaksanaan tugas pekerjaan mempunyai kemungkinan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif
Secara ringkas unsur-unsur organisasi yang paling dasar adalah :
- Harus ada wadah atau tempatnya untuk bekerja sama.
- Harus ada orang-orang yang bekerja sama.
- Kedudukan dan tugas masing-masing orang harus jelas.
- Harus ada tujuan bersama yang mau dicapai.
Menurut Peter Drucker
Unsur yang harus ada dalam organisasi :
1.Posisi yang akan di rebut.
2.Produktivitas atau efisiensi.
3.Sumberdaya
4.Provitabilitas
5.Inovasi dan Prestasi
6.Tanggung jawab soslial dan politik
Contoh 3 Jenis Tujuan :
Tujuan primer : Nilai ekonomis yang di berikan pada masyarakat dalam bntuk barang dan jasa.
Tujuan kolateral : Manfaat bagi masyarakat
Tujuan sekunder : Nilai ekonomis dan efektifitas dalam pencapaian.
Diposkan oleh muhammadyusuf91 di 07.03
Manajemen dan Pengembangan Organisasi
Mar 18, '08 12:56 AM
for everyone
MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN ORGANISASI
(Disampaikan pada kegiatan Upgrading Pengurus BEM FE UNPAK. Sabtu, 15 Maret 2008)
Oleh : Hasbulloh )*
PENDAHULUAN
Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip, sehingga dapat saya simpulkan bahwa organisasi merupakan sarana untuk melakukan kerjasama antara orang-orang dalam rangka mencapai tujuan bersama, dengan mendayagunakan sumber daya yang dimiliki.
Dan pada prinsipnya setiap organisasi harus memiliki tiga unsur dasar, yaitu :
a. Orang-orang (sekumpulan orang),
b. Kerjasama,
c. Tujuan yang ingin dicapai,
Sedangkan Pengertian Manajemen dari beberapa literature sebagai berikut :
a. Menurut Goerge R. Terry dan Leslie W. Rue dikemukakan bahwa : Manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan atau pengarahan suatu kelompok orang ke arah tujuan-tujuan organisasional atau maksud-maksud yang nyata.
b. Menurut James A F Stoner dalam bukunya Management, diungkapkan bahwa : Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
c. T. Hani Handoko menyimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterpretasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controlling).
Dengan demikian, manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang sudah ditetapkan.
AKTIVITAS MANAJEMEN ORGANISASI
Secara khusus manajemen organisasi mempunyai dua tugas utama yaitu efektivitas dan efisiensi, dimana :
??effective is to do the right something. Dimana efektif merupakan pencapaian tujuan atau target.
??efficiens is to do the something right . sedangkan efisien adalah cara dalam mencapai tujuan atau taget tersebut dengan memperkecil pengeluaran atau pemborosan
Sehingga dalam menjalankan roda organisasi dengan menggunakan sedikit mungkin sumberdaya namun mencapai tujuan yang maksimal.
AKTIVITAS MANAJEMEN
aktivitas utama atau fungsi utama manajemen adalah :
1. Perencanaan (Planning)
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Gagal dalam merencanakan artinya merencanakan kegagalan, sehingga lebih baik bersimbah keringat di saat latihan daripada bersimbah darah di medan perang.
2. Pengorganisasian (organizing)
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. (T.Hani Handoko)
Sedangkan fokus pada tahap pengorganosasian adalah :
??Apa saja tugas yang harus diselesaikan?
??Siapa yang yang mengerjakannya?
??Bagaimana tugas-tugas dikelompokkan?
??Siapa melapor ke siapa?
??Dimana keputusan harus dibuat?
3. Pengarahan (Leading/Actuating)
4. Pengontrolan (controlling)
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai
PENGEMBANGAN ORGANISASI
1. Pengertian Pengembangan Organisasi
Pengembangan Organisasi merupakan program yang berusaha meningkatkan efektivitas keorganisasian dengan mengintegrasikan keinginan individu akan pertumbuhan dan perkembangan dengan tujuan keorganisasian.
2. Alasan akan pentingnya pengembangan Organisasi
??Perubahan adalah pertanda kehidupan
??Perubahan memberikan harapan
??Pengembangan merupakan tanggapan atas perubahan
??Pengembangan merupakan usaha untuk menyesuaikan dengan hal baru (perubahan)
3. Metode Pengembangan Organisasi
??Metode Pengembangan Perilaku
??Jaringan Manajerial (managerial Grid)
??Latihan kepekaan
??Pembentukan Tim
??Umpan Balik Survei
??Metode Pengembangan Ketrampilan dan sikap
??On the job training
??Job Instruction Training
??Of the job training
??Vestibule training
Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai
Misi Dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
2 unsur penting tujuan adalah :
1. Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
2. Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk hirarki tujuan.
Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi
1. Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
2. Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
3. Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
4. Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
5. Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
Tipe-Tipe Tujuan
Klasifikasi tujuan dari Penow bagi organisasi pada umumnya dibedakan menjadi 5 tujuan menurut "sudut pandangan mereka yang berkepantingan" , yaitu :
1. Tujuan Kemasyarakatan (Societal Goals), berkenaan dengan kelas-kelas organisasi luas yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat
2. Tujuan Keluaran (Output Goals), berkenaan dengan jenis-jenis keluaran tertentu dalam bentuk fungsi-fungsi konsumen. Contoh : barang- barang konsumen, jasa-jas bisnis
3. Tujuan Sistem (System Goals), cara pelaksanaan fungsi organisasi tidak tergantung pada barang / jasa yang diproduksi / tujuan yang diambil
4. Tujuan Produk (Product Goals) / Tujuan Karakteristik Produk,berbagai karakteristik barang- barang / jasa-jasa produksi
5. Tujuan Turunan (Derived Goals), tujuan digunakan organisasi untuk meletakkan kekuasaanya dalam pencapaian tujuan lain
Proses Penetapan Tujuan
Merupakan usaha untuk menciptakan nilai-nilai tertentu melalui berbagai kegiatan yang akan dilaksanakan organisasi. 6 Unsur dasar yang melatarbelakangi penetapan tujuan organisasi adalah :
1. Barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat, paling sedikit sama dengan harganya
2. Barang dan jasa dapat memuaskankebutuhan konsumen/ langganan
3. Teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
4. Kerja keras dan dukungan seluruh sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan baik
5. Pelayanan manajemen akan memberikan public image yang mengguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modal dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
6. Perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi.
Bidang-Bidang Tujuan
Peter Drucker dan GE, mengidentifikasikan 8 bidang pokok di mana perusahaan harus menetapkan tujuan :
1. Posisi Pasar
2. Produkivitas / Efesiensi, adalah rasio antara masukkan (tenaga kerja, peralatan dan keuangan) dengan keluaran organisasi
3. Sumber Daya Phisik dan Keuangan, tujuan harus ditetapkan dengan memperhatikan mesin dan peralatan serta penyediaan bahan baku
4. Profitabilitas
5. Inovasi
6. Prestasi dan Sikap Karyawan
7. Prestasi dan Pengembangan Manajer
8. Tanggung Jawab Sosial dan Publik
Kebutuhan Penyeimbangan Tujuan
Hampir semua organisasi mempunyai serangkaian tujuan yang berganda untuk memnihi permintaan "trade off" dari berbagai pihak berkepentingan yang terlibat dalam operasi organisasi. Akibatnya, sering menimbulkan konflik antara pihak-pihak tersebut. Dalam proses pencapaian tujuan, manajemen harus menentukan keseimbangan / campuran optimum tujuan-tujuan dam memadukan berbagai kepentingan pihak-pihak yang terlibat dalam organisasi.
Perumusan Tujuan
Tujuan dirumuskan dengan mempertimbangkan seluruh kekuatan yang terlibat dalam operasi organisasi. Perumusan tujuan merupakan Hasil usaha perpaduan untuk memuaskan semua pihak / himpunan berbagai tujuan individu dan organisasi.
Agar perumusan tujuan efektif manajer perlu memperhatikan beberapa ketentuan sebagao berikut :
1. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggung jawab terhadap pencapaian tujuan
2. Manajer puncak (sebagai perumus tujuan umum) hendaknya bertanggung jawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih rendah
3. Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungn internal dan eksternal
4. Tujuan harus jelas, beralasan dan bersifat menantang anggota organisasi
5. Tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami dan diingat oleh pelaksana
6. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
7. Manajemen harus selalu meninjau kembali tujuan telah ditetapkan.
MANAGEMEN BY OBJECTIVE (MBO) oleh Peter Drucker :
Berkenaan dengan penetapan prosedur-prosedur formal yang dimulai dengan penetapan tujuan dan dilanjutkan dengan serangkaian kegiatan (langkah) sampai peninjauan kembali pelaksanaan kegiatan. Gagasan dasar MBO adalah bahwa MBO merupakan proses partisipatif, secara aktif melibatkan manajer dan para anggota pada setiap tingkatan organisasi.
Bidang pokok tujuan adalah : Posisi Pasar, Inovasi, Produktivitas, Sumber Daya Fisik Serta Keuangan.
MBO dapat dicapai melalui beberapa upaya untuk efektivitas dari program MBO (unsur evektifitas MBO) , yaitu :
1. Pendidikan dan pelatihan bagai manajer
2. Keterikatan antara tujuan pribadi dan tujuan organisasi
3. Pelaksanaan umpan balik secara efektif
4. Didorong adanya peserta dari bawahan
Keunggulan dari manajemen berdasarkan sasaran MBO adalah :Meningkatkan komunikasi antara manajer dan bawahan
Strategi program untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Rangkaian tujuan sebagai bagian proses MBO harus spesifik dan dapat diukur
Kekuatan Dan Kelemahan MBO
Kebaikan-kebaikan program MBO :
1. Memungkinkan para individu mengetahui apa yang diharapkan dari mereka
2. Membantu dalam proses perencanaan dengan membuat para manajer menetapakan tujuan dan sasaran
3. Memperbaiki komunikasi antara manajer dan bawahan
4. Membuat individu lebih memusatkan perhatiannya pada tujuan organisasi
5. Membuat proses evaluasi lebih dapat disamakan melalui pemusatan pada pencapaian tujuan tertentu
Kelemahan-kelemahan MBO, mempunyai 2 katagori :
1. Kelemahan-Kelemahan yang melekat (inherent) mencakup konsumsi waktu dan usaha yang cukup besar dalam proses belajar untuk menggunakan teknik-teknik MBO, serta meningkatkan banyaknya kertas kerja
2. Menyangkut masalah pokok yang harus dikendalikan agar program MBO sukses :
a. Gaya dan dukungan manajemen
b. Penyesuaian dan perubagan MBO
c. Keterampilan- Keterampilan antar pribadi
d. Deskripsi jabatan
e. Penetapan dan pengorganisasian tujuan
f. Pengawasan metoda pencapaian tujuan
g. Konflik anatara kreativitas dan MBO
MERANCANG DAN MENETAPKAN TUJUAN ORGANISASI
Oleh : Suryanto
Fakultas Psikologi Universitas Airlangga
Kawan, belajar tidak harus dalam satu hal saja. Sambil mengisi waktu luang, kita bisa belajar bersama-sama. Berikut ini catatan saya dari baca buku yang mungkin juga bermanfaat bagi kita semua.
1. Apakah Organisasi itu? Organisasi merupakan sekumpulan orang yang bekerja bersama dalam suatu divisi untuk mencapai tujuan bersama (Schermerhorn, dkk., 1997:9). Tujuan ini tidak saja untuk organisasi itu sendiri melainkan juga untuk kepentingan masyarakat. Tujuan kedua itu juga penting mengingat bahwa organisasi tidak tumbuh dalam ruang yang "vacum/hampa".
2. Tujuan sosietal (societal goals) mencerminkan kontribusi organisasi terhadap masyarakat luas. Biasanya organisasi didirikan oleh masyarakat untuk menjalankan suatu fungsi tertentu.
3. Mission statements merupakan pernyataan tertulis berkenaan dengan tujuan organisasi, dan seringkali hal itu berkaitan dengan bentuk pelayanan organisasi terhadap masyarakat. Misalnya: Dengan manajemen baru, birokrasi ini akan semakin nyata dalam meningkatkan pelayanan pada masyarakat.
4. Apakah rancangan organisasi itu ? Rancangan organisasi merupakan suatu proses memilih dan mengimplementasikan suatu konfigurasi struktural suatu organisasi. Semakin kecil organisasi akan menggunakan struktur yang lebih sederhana, sebaliknya semakin besar organisasi strukturnya akan semakin kompleks dan biasanya berbentuk birokrasi. Contoh rancangan organisasi yang sederhana, adalah perusahaan keluarga. Sedangkan contoh organisasi yang kompleks adalah birokrasi pemerintahan.
5. Ada berapa macam rancangan organisasi? (1). Rancangan mekanistik (birokrasi mesin) yaitu organisasi yang menekankan pada aturan, kebijakan, prosedur, teknik pengambilan keputusannya bersifat khusus, kuatnya manajemen menengah, dan sentralistik dalam staffing. (2) Rancangan organik (birokrasi profesional) yaitu organisai yang menekankan spesialisasi horisontal. Prosedurnya sedikit, dan tidak terformalisasi. (3) Rancangan divisional yaitu penetapan struktur secara terpisah berdasarkan pada divisi atau bisnis dan masing-masing divisi memiliki struktur yang khas dan saling berjasama atau berkompetisi
6. Ada tiga bentuk divisionalisasi (departementasi) organisasi, yaitu departementasi berdasarkan fungsi, departementasi berdasarkan divisi, dan departementasi berdasarkan matriks.
7. Pada departementasi yang berdasarkan fungsi, individu dikelompokkan berdasarkan ketrampilan, pengetahuan, dan tindakan yang dilakukan. Misalnya organisasi hanya terbagi dalam bagian administrasi, dan bagian operasi. Kelebihannya, tugasnya jelas, pengetahuan yang dibutuhkan tidak banyak, hanya membutuhkan manajer saja yang harus berwawasan luas, dan mudah dijelaskan pada anggota bila ada persoalan. Kelemahannya, kejenuhan akibat monotonnya aktivitas, komunikasi antar area tidak lancar terutama bila ada problem, individu dalam bekerja hanya memperhatikan struktur hierarki.
8. Departementasi berdasarkan divisi melihat produk, layanan, dan klien sebagai faktor dasar pengelompokan. Pola ini digunakan untuk memudahkan usaha antisipasi ancaman atau oportuniti dari luar organisasi. Misalnya pada organisasi otomotif, organisasi terbagi atas divisi otomotif, divisi internasional, divisi keuangan. Kelebihannya, kemampuan adaptasi dan fleksibilitasnya tinggi bila ada ancaman eksternal, bisa menggabungkan sejumlah ahli dan memfokuskan pada berhasil atau gagalnya suatu produk. layanan, atau klien. Kelemahannya, masing-masing divisi bisa menghadapi problem yang sama sehingga terjadi pengulangan dalam pengatasannya, target divisi bisa mengalahkan target organisasi, konflik antar divisi bisa terjadi, bila terjadi problem organisasi, maka membutuhkan orang yang sangat ahli dan menguasai banyak hal.
9. Departementasi berdasarkan matriks muncul dari pengalaman industri aerospace. Departementasi ini merupakan kombinasi pola fungsional dan divisional. Misalnya, organisasi selain dibagi menurut divisi, juga ditetapkan suatu organisasi baru semacam proyek akan ditugasi khusus dengan orang-orang yang berasal dari sejumlah divisi. Kelebihannya yaitu mampu mengombinasi kelebihan pola fungsional dan divisional, menekankan pada teknik dan pasar, dan memerlukan sejumlah manager yang mampu menangani personil bidang teknik dan pemasaran. Kelemahannya, sangat mahal, kesatuan komando bisa hilang karena individu memiliki lebih dari satu supervisor, otoritas dan tanggung jawab manager bisa overlap yang bisa menyebabkan konflik, dan adanya kesulitan untuk menjelaskan persoalan ke para pekerjanya.
10. Faktor apa sajalah yang perlu diperhatikan dalam merancang organisasi? (1) teknologi, (2) lingkungan, dan (3) strategi.
11. Teknologi adalah kombinasi resources, pengetahuan dan teknik yang menghasilkan suatu produk atau jasa bagi suatu organisasi. Joan Woodward mengidentifikasi 3 macam teknologi, antara lain: a) small-batch production yaitu teknologi yang mengasikan suatu produk yang sudah pasti/jelas dan peralatan yang digunakan tidak beragam, misalnya teknologi membuat baju yang hanya menggunakan mesin jahit; (b) mass production yaitu organisasi yang menghasilkan satu atau beberapa produk yang merupakan asembling dari suatu sistem, sehingga keberadan organisasi ini akan bergantung pada organisasi lain, misalnya produsen kaca mobil, per mobil; dan (c)continuous-process manufacturing yaitu organisasi yang menghasilkan beberapa produk yang secara bersamaan, misalnya perusahaan kilang minyak yang mengolah minyak mentah menjadi bensin, bensol, aspel dan sebagainya.
12. Apakah teknologi mempengaruhi rancangan organisasi ? Antara teknologi dan rancangan perusahaan saling berhubungan. Semakin tinggi dan detatil tingkat teknologi, maka rancangan organisasi akan semakin bersifat adhocracy, yaitu bentuk operasinya sangan desentralitik, sedikit aturan dan kebijakan, dan dilakukan oleh para profesional.
13. Apakah hubungan antara kondisi lingkungan dengan rancangan oganisasi? Antara lingkungan dang rancangan organisasi juga saling terkait. Organisasi sebagai sistem terbuka membutuhkan input dari lingkungan, dan akan menjua produk ke lingkungan sekitarnya. Dalam menganalisis lingkungan, kompleksitas lingkungan perlu diperhatikan. Kompleksitas lingkungan merupakan estimasi besarnya problem dan kesempatan dalam lingkungan organisasi. Kompleksitas ini dipengaruhi oleh 3 faktor, yaitu : tingkat kekayaan, tingkat interdependensi, dan derajat ketidakpastian.
14. Kekayaan lingkungan tercermin melalui tumbuhnya perekonomian, pendidikan individu yang memadai, dan banyaknya uang yang beredar. Dalam lingkungan pemerintahan, lingkungan yang kaya ditandai dengan keamanan warga yang terjamin, pendidikan warganya yang relatif tinggi, peredaran uang yang merata, dan kelangsungan pembangunan Semakin kaya semakin dinamik suatu organisasi. Sebaliknya, lingkungan bisa mengalami declinasi seperti resesi. Ketika resesi terjadi, banyak perusahaan yang melakukan berbagai langkah perubahan seperti memberhentikan karyawan, mengurangi jam kerja, dan sebagainya. Downsizingmerupakan istilah yang banyak digunakan perusahaan untuk mengalasi masalah ini.
15. Bila organisasi akan melakukan downsizing, maka organisasi harus (a) memikirkan dan melakukan identifikasi penyebeb deklinasi lingkungan, (b) menghindari usaha-usaha yang menjelekkan masa lalu, (c) menghindari kecenderungan meningkatnya sentralisasi dan rigiditas serta menurunnya partisipasi, (d) menghindari pemotongan terhadap target dengan memberhentikan pekerja sebanyak mungkin, (e) Memberi informasi pada karyawan secara baik, sehingga terhindar dari ketakutan, dan (f) membangun moral para pekerja sehingga dapat meningkatkan partisipasinya.
16. Interdependensi lingkungan mencerminkan adanya keterkaitan antar bidang yang berada di luar organisasi. Interdependnsi ini bisa secara langsung ataupun tidak langsung berpengaruh pada organisasi sehingga organisasi harus bisa menyesuaikan diri.
17. Kertidakpastian dan sulitnya memprediksi lingkungan akan menghancurkan birokrasi. Adhokrasi akan menjadi bentuk ideal bila terjadi ketidakpastian aspek lingkungan ini.
18. Apakah strategi organisasi itu? Strategi organisasi merupakan proses memposisikan organisasi dalam lingkungan yang kompetitif dan mengimplementasikan tindakan untuk meraih keberhasilan organisasi.
19. Ada dua macam strategi, yaitu generic strategies dan competence based-stretegies.Generic strategies merupakan kombinasi tertentu dari tujuan, teknologi, dan karakteristik lingkungan yang diharapkan untuk meraih kesuksesan. Sedangkan comptence based-strategies merupakan stretegi pengembangan organisasi yang didasarkan pada kompetensi yang dipunyainya. Kompetensi ini bisa didasarkan pada salah satu atau lebih strategi yang ada pada generik strategi.
20. Generic strategi disusun berdasarkan pada 2 asumsi: (a) luar atau sempitnya customer dan market (b) tinggi-rendahnya atau mahal-murahnya teknologi 21. Bagaimana perusahaan mengkombinasi strategi umum dan kompetensi uniknya? Srategi dan rancangan organisasi terjadi saling hubungan. Rancangan organisasi hendaknya mendukung strategi bila organisasi itu ingin sukses. Seorang manager yang efektif akan mampu menbangun kompetensi strategi dasar untuk memodifikasi dan mengembangkan strategi umum.
Tujuan/Sasaran Organisasi dan Keefektifan Organisasi
A. DEFINISI (MENURUT LUBIS, HARI DAN MARTANI HUSEINI, 1987: 19)
Goals adalah suatu keadaan di atau kondisi yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. Dalam pengertian tersebut, sasaran dapat diartikan sebagai tujuan organisasi, baik tujuan jangka panjang atau jangka pendek, juga mencakup sasaran dari keseluruhan organisasi atau sasaran dari suatu bagian tertentu dari organisasi
B. GOAL MENURUT PARA AHLI TEORI ORGANISASI MODERNIST DAN RASIONAL
1. Pandangan organisasi modernist: Official/resmi yang cenderung samar-samar dan umum. Dapat ditemukan di anggaran dasar perusahaan, laporan tahunan dan statement public oleh para eksekutif dan juru bicara perusahaan; Operative yang lebih spesifik, di tuangkan dalam kebijakan dan prosedur yang dioperasikan langsung pada unit-unit khusus.
2. Pandangan rasional: Tujuan official merupakan suatu kerangka untuk mengembangkan tujuan operasional dan mempengaruhi aktifitas organisasi.
C. ALASAN PENTINGNYA SASARAN ORGANISASI
Ada dua alasan yang menyebabkan sasaran organisasi menjadi penting, yaitu:
1. Dengan adanya tujuan, sesungguhnya menunjukkan eksistensi dari organisasi tersebut.
2. Tujuan atau sasaran itu penting bagi proses managemen yang dijalankan suatu organisasi. Dengan adanya sasaran atau tujuan tersebut, maka:
1. Memberikan legitimasi: Ijin atau akta pendirian merupakan pengakuan resmi (dari pemerintah) terhadap tujuan suatu organisasi, yaitu mengenai hak organisasi tersebut untuk mencapai tujuannya. Tujuan organisasi secara resmi diumumkan menunjukkan kepada pihak luar mengenai apa ataupun kondisi yang ingin dicapai oleh organisasi.
2. Memberikan arah pengembangan organisasi: Tujuan organisasi memberikan keterangan mengenai arah yang harus ditempuh oleh setiap anggota organisasi dalam setiap kegiatan yang mereka lakukan. Adanya arah yang jelas dapat memberikan rangsangan bagi meningkatnya motivasi anggota organisasi dalam melaksanakan yang melaksanakan tugasnya.
3. Sebagai criteria mengukur performasi organisasi: Tujuan ataupun sasaran memberikan acuan untuk melakukan penilaian terhadap organisasi.
4. Untuk mengurangi ketidakpastian: Proses penetapan tujuan atau sasaran ini memberikan kesempatan bagi para pimpinan mendiskusikan berbagai pendapat yang berbeda, dan akhirnya menetapkan tujuan atau sasaran yang mendapat prioritas utama.
D. JENIS-JENIS SASARAN ORGANISASI
1. Sasaran resmi adalah kondisi yang secara resmi, kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi, alasan pembentukan organisasi dan nilai-nilai atau falsafah yang mendasari berdirinya prganisasi.
2. Sasaran yang sebenarnya diinginkan (operative goal) merupakan tujuan atau sasaran actual yang dalam praktek diikuti oleh organisasi.
E. JENIS SASARAN AKTUAL DALAM ORGANISASI
1. Sasaran lingkungan (environmental goal) merupakan kondisi di mana suatu organisasi-organisasi lain yang terdapat pada lingkungannya. Sasaran lingkungan ini dapat juga dinyatakan sebagai kondisi di mana organisasi telah mendapatkan pengakuan dari lingkungannya.
2. Sasaran output (output goal) mencerminkan jenis usaha yang dilakukan oleh organisasi.
3. Sasaran sistem (system goal) berhubungan dengan pemeliharaan atau perawatan organisasi sendiri yang menggambarkan ukuran, bentuk dan iklim organisasiyang dikehendaki untuk tercapai.
4. Sasaran produk (product goal) menggambarkan karakteristik produk atau jasa yang akan diberikan kepada konsumen.
5. Sasaran bagian (sub unit goal) menggambarkan sasaran dari suatu bagian ataupun satuan kerja yang merupakan bagian dari suatu organisasi.
F. PENGELOLAAN BERBAGAI SASARAN YANG SALING BERLAWANAN
Ada berbagai cara, yaitu:
1. Menerima performansi yang secukupnya: Dengan cara ini, organisasi menerima performansi yang secukupnya, tidak mengusahakan performansi yang lebih baik, asalkan semua sasaran bisa dikelola secara simultan.
2. Perhatian bertahap: Organisasi berusaha mencapai sasaran yang dianggap paling penting terlebih dulu sesudah sasaran itu tercapai kemudian memusatkan perhatian pada sasaran lain secara berurutan.
3. Preferensi sasaran: Pada cara ini, pimpinan tertinggi telah menetapkan prioritas sasaran, sehingga setiap anggota mengetahui sasaran seperti apa yang yang harus didahulukan.
4. Perubahan sasaran: Pada cara ini, prioritas dari sasaran organisasi diubah secara periodik. Sasaran itu secara terus menerus dievaluasi, disesuaikan dengan keadaan lingkungan dan ditentukan tingkat kepentingannya bagi organisasi.
G. PIHAK-PIHAK YANG MENENTAPKAN SASARAN ORGANISASI
1. Pimpinan tunggal: Sasaran pada organisasi besar seringkali dipengaruhi pandangan dari pimpinan yang palign berpengaruh, walaupun secara resmi sasaran itu ditetapkan oleh beberapa orang yang merupakan kelompok pimpinan.
2. Koalisi: Merupakan kerjasama sekelompok anggota pimpinan organisasi untuk mempunyai pandangan yang sama mengenai nilai-nilai yang seharusnya diikuti organisasi yang juga selanjutnya menentukan tujuan atau sasaran yang akan dipilih.
H. EFEKTIFITAS ORGANISASI
Efektifitas adalah tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai organisasi. Efisiensi adalah sebuah konsep yang bersifat lebih terbatas dan menyangkut proses internal yang terjadi dalam suatu organisasi. Efisiensi menunjukkan banyaknya input atau sumber yang diperlukan oleh organisasi,
I. BEBERAPA PENDEKATAN DALAM PENGUKURAN EFEKTIFITAS ORGANISASI
1. Pendekatan sasaran: Di mulau dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut.
2. Pendekatan proses: Sebagai efisiensi dan kondisi atau kesehatan dari organisasi internal.
3. Pendekatan sumber: Melalui keberhasilan organisasi dalam mendapatkan berbagai macam sumber yang dibutuhkannya.
encapaian Tujuan Organisasi dengan Menggunakan Teknologi Informasi
Tujuan organisasi adalah :
1. Keuntungan
2. Melibatkan pelanggan dalam bisnis
3. Mengatur pengetahuan (managing knowledge)
Masalah-masalah yang dihadapi oleh perusahaan :
1. Bagaimana mendapatkan keuntungan (profit) ?
Jawaban : daya produksi (melakukan pengawasan yang lebih dalam bisnis).
2. Bagaimana mempertahankan keuntungan (profit) ?
Jawaban : efisiensi + pengawasan harga (meningkatkan hasil dari yang sebelumnya).
3. Bagaimana mempertahankan pelanggan ?
Jawaban : jika An da berhadapan dengan pelanggan, pastikan Anda mempunyai solusi dan harus mampu menjelaskan bagaimana solusi itu member keuntungan kepada pelanggan. Dengan menguasai hal tersebut maka solusi yang diberikan pasti akan digunakan.
4. Bagaimana membuat pelanggan menjadi pelanggan tetap ?
Jawaban : jika pelanggan mengadu harga yang kita berikan dengan pesaing, pastikan dulu kualitas lebih dari pesaing dan harga sesuai dengan pasar, maka jangan ragu-ragu untuk menolak pelanggan karena dia pasti akan kembali dan menjadi pelanggan tetap.
Melibatkan pelanggan dalam bisnis sangat penting karena apa yang kita tawarkan belum tentu yang terbaik bagi mereka, jadi pelanggan harus terlibat dalam bisnis.
Pengaturan pengetahuan sangat penting bagi perusahaan karena orang-orang kunci yang ada di dalam perusahaan bisa saja sakit, pindah kerja, dan meninggal. Perlu diperhatikan yang dikelolah bukan orangnya tetapi pengetahuannya supaya bisnis terus berjalan.
